Kender du de dér dage, hvor det ene møde tager det andet? Hvor de ligger back-to-back og uden tid til at komme forbi kaffemaskinen på vejen? Hvor flere møder måske ligger oven i hinanden og kræver din tilstedeværelse i forskellige mødelokaler på samme tid?  

Ja, det kan de fleste ledere nok nikke genkendende til. Helt forpustede og med oplevelsen af at være blevet mødeblind et sted undervejs. 

For når fyraften rammer, kan det måske være svært at huske det ene møde fra det andet. Oplæg, diskussioner og beslutninger bliver blandet sammen, og du sidder med følelsen af, at det halve kunne været nok. Bogstaveligt talt. 

Halvdelen af møderne behøvede nemlig slet ikke at være et møde. Et fremsendt notat, et slidedeck eller fem punkter i mail havde formentligt været lige så fint. Din fysiske tilstedeværelse er ikke altid nødvendig, og i nogle tilfælde kan de andre sagtens holde mødet uden dig. 

Den personlige mødeblindhed er en af de uheldige konsekvenser ved fyldte kalendere. En anden er, at de alt for mange møder også har betydning for en større kreds omkring dig. 

For når travle ledere i den bedste mening forsøger at få plads til alle aftalerne, sætter det gang i kalendergymnastik for øvede. Og det kan godt være, at resultatet af al den flytten rundt på møderne passer dig godt, men undervejs har du sat gang i en masse bølgeskvulp i andres kalendere. 

For logikken siger jo, at flyttes dit møde med Poul, Peter, Pernille og Patricia fra et tidspunkt til et andet, er risikoen til stede for at ramme lige oveni Pouls møde med Anne og Anita. Og hov, faktisk vil der være en halv times overlap med Pernilles møde med Mohammad og Marie. Men Anita kan ikke senere på dagen, og Marie er på vej på ferie. Og så har vi balladen. 

Med andre ord uhensigtsmæssige ringe i vandet ud i flere led i en organisation, der helt sikkert har mere effektive ting at tage sig til end at flytte møder. 

Den øvelse er kun symptombehandling, og for mig at se, er der en anden og bedre medicin mod mødeblindhed. I bund og grund er det den samme pille som mod den epidemi af cc-mails, som har spredt sig i mange virksomheder. 

Nemlig: Reducer antallet og sæt nogle klare regler op for mødekulturen.

En af de regler bør være den efterhånden velkendte Søren Pind-regel. Den første invitation er den, du siger ja til. Og har du først sagt ja, kan du ikke efterfølgende melde afbud bare fordi, du får en anden og måske mere interessant invitation. Eneste undtagelse kan være begravelser og bestyrelsesmøder – uden sammenligning i øvrigt. 

Mit forslag til andre regler er:

• Læg aldrig to møder i umiddelbar forlængelse – og undgå at takke ja til to indkaldelser, der ligger lige efter hinanden
• Sæt et loft på antallet af møder pr. dag
• Indkald kun relevante deltagere – og tak nej til indkaldelser, hvor din tilstedeværelse ikke er nødvendig
• Udsend altid en agenda før mødet
• Hold kortere møder
• Hav mødefri dage
• Tal åbent om, hvilke møder der skal prioriteres højest i tilfælde af sammenstød i kalenderen

For nogle kan det måske være en lidt uvant pille at sluge i begyndelsen, men jeg er overbevist om, at klare regler kan reducere tilfældene af mødeblindhed. Og går du forrest i din organisation, kan du måske ligefrem få en af dem opkaldt efter dig.